Docutel Cloudoffice propose des outils intelligents de gestion électronique de documents et de workflows (ECM/GED). 

Notre solution ECM/GED est intégrée à 100% dans Microsoft Office 365. Les e-mails dans Outlook, les feuilles de calcul Excel et les documents Word (par ex. les factures) peuvent être directement enregistrés dans notre cloud.

Tous optimisent la productivité des employés et les performances des entreprises de façon inédite. Il s’agit de la meilleure alternative pour dématérialiser, automatiser et révolutionner les processus métier.

Les entreprises fonctionnent généralement mieux quand elles peuvent collecter, stocker, trouver et gérer des documents de manière rapide et efficace, sans devoir faire face à des processus fastidieux, sans rencontrer de difficultés à trouver l’information, et sans avoir l’impression qu’un fichier a disparu.

Pour votre entreprise, c’est sans doute la même chose. Vous admettrez probablement que la gestion de tout ce papier est inefficace et que des processus manuels laborieux ont des effets négatifs sur la productivité. Vous reconnaissez aussi qu’il existe des solutions plus performantes pour le traitement et la gestion de ces documents.

Cela permet de gagner beaucoup de temps à tous les niveaux. Pour cela, il suffit à un collaborateur de scanner le code QR avec son smartphone, de décrire la panne et, le cas échéant, d'ajouter une photo. Tous les processus de résolution de la panne sont alors entièrement automatisés. 

C'est pourquoi tout va si rapidement

• Toutes les informations relatives à la panne (par ex. contrat de maintenance, numéro de salle, numéro de série, etc ) sont envoyées par e-mail au format PDF à tous les services internes et externes (notification directe par SMS également possible).
• Archivage complet de toutes les pannes (ce qui permet de calculer les coûts).
• Sur demande, notre télésecrétariat peut gérer les pannes à distance. Sur demande, notre télésecrétariat peut gérer les pannes à distance. Cela est particulièrement intéressant pour les structures radiologiques avec plusieurs locaux. 
• Facturation équitable : vous ne payez que ce que vous consommez

La mise en place d'une solution de gestion électronique de documents (GED) et workflow (ECM) aide les services RH à automatiser leurs tâches manuelles et leurs processus métier, afin de gagner en agilité et en productivité, pour se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée.

Reposez-vous sur une solution GED flexible, certifiée NF203 sur le coffre-fort électronique et NF552 sur le RGPD pour digitaliser et automatiser vos processus RH en toute sécurité.

Grâce à notre solution

• Dématérialisez, centralisez et organisez vos documents RH dans une armoire numérique sécurisée
• Facturation simplifiée et archivage du télétravail dans le domaine médical 
• Archivez les documents confidentiels de vos employés : fiches de paie, contrats de travail dans une solution certifiée coffre-fort électronique par l'Afnor (norme NF203)
• Respectez la confidentialité de vos employés et la protection de leurs données personnelles avec une solution compatible avec le RGPD, certifiée norme NF552 par l'Afnor.
• Gérez et automatisez vos tâches RH avec les workflows : recrutements, on-boarding, arrêts maladie, demandes de congés, notes de frais…
• Améliorez l’engagement et la satisfaction de vos employés en supprimant les tâches manuelles répétitives et sources d’erreur.
• Automatiser la gestion de la paie. 

Bien évidement, les documents importants et les factures peuvent être automatiquement exportés directement vers le comptable. 

Lors de l’archivage des factures, Unsere Docuel CLOUDOFFICE Lösung lit automatiquement les données pertinentes, qui servent ensuite de critères d’indexation pour rechercher et trouver les documents. Il peut s’agir du nom du créancier, de la date d’échéance, des montants ou même des détails des postes.

Vous exportez ces données et les importez ensuite dans votre système de comptabilité financière ou ERP, où elles ont une valeur en tant que données comptables. Créez des jeux d'écritures complets grâce à notre processus automatisé à partir de notre GED, sans effort supplémentaire. Epargnez-vous également la saisie manuelle et les corrections d’erreurs fastidieuses, et réalisez des économies à votre entreprise.